Как пользоваться программой Склад в Excel

Разархивируйте приложенные файлы

— файл Склад должен лежать рядом с папкой Приложения (для полной версии программы)

— Запустите файл Склад

Если у вас не подключены макросы (при нажатии на кнопки ничего не происходит),то следуйте инструкции в главе данной справки Как включить макросы и подключите макросы

Макросы нужны для исполнения программного кода

Макросы подключаются только один раз, затем при входе в программу они будут включаться автоматически.

Перейдите по ссылке
http://sklad-excel.ru/macros/

и следуйте инструкции

Поиск по складу

По кнопке

Откроется окно поиска.
Можно вести поиск по наименованию и артикулу товара

Клик по позиции в окне поиска — для перехода к нужной строке в таблице склада

Остатки склада

Всего — фактические остатки склада
Бронь — зарезервировано (забронировано) по заявкам
Доступно — доступно для заказа (Доступно = Всего — Бронь)

Как выставить свои остатки (количество) на складе:
Нужно ввести свои остатки в две колонки: «Доступно» и «Всего».

Вид таблицы склада

В программе нельзя произвольно менять структуру таблицы и порядок колонок (нельзя добавлять\удалять колонки, менять их местами).

Но при заказе программы можете указать какие параметры товара должны входить в вашу таблицу склада, например:

  • Объем
  • Вес
  • Место
  • Тип
  • Стеллаж
  • Производитель
  • и пр.

Подробнее см.видео Как заполнить накладную

Заполнение накладной
Кнопка «Добавить позицию» открывает окно для выбора номенклатуры

В открывшемся окне появится список номенклатуры склада.
Двойной клик по нужной строке, чтобы данная позиция загрузилась в накладную

Строка поиска
Можно вести поиск товара по наименованию и артикулу.
В соответствующих полях поиска вводите символы искомого товара:

Выбор группы товаров

Если в таблице на вкладке «Склад» заданы группы товара (перед заголовком группы должна стоять любая цифра)

то в окне ввода можно выбирать по группам

Количество товара в накладной

  • количество товара проставляем прямо в ячейках:

  • для удаления позиции в накладной — двойной клик по нужной строке и выбрать «Удалить позицию»

Заполнение данных

Кнопка «Данные» открывает окно для выбора контрагента, сотрудника и даты


Подробнее см.видео Как заполнить накладную

Когда на вкладке «Заявка» сформирована накладная:

  • накладную можно сразу отгрузить
  • либо сохранить как отложенный заказ, в этом случае накладная будет сохранена в реестр заказов

Отгрузка накладной
по кнопке «Действия — Списать»

  • все позиции накладной будут списаны из остатков склада
  • накладная будет сохранена в архив

Сохранение накладной
по кнопке «Действия — Сохранить»

  • данная заявка будет сохранена в реестр заказов (заявка сформирована и хранится в ожидании отгрузки)
  • на складе добавится бронь для всех товаров из данной заявки

Реестр заказов предназначен для управления заявками.
Здесь хранятся все заказы в ожидании отгрузки.

Список всех созданных заказов выглядит так:

Кнопка Поиска

Открывает окно со списком всех заказов.
Можно использовать фильтры для удобства просмотра.
Служит для быстрого перехода к нужному заказу (при клике по строке в списке)

Операции с заказами
Двойной клик по шапке заявки — из выпадающего меню выбираем действия:

Редактировать — данный заказ вернется на вкладку «Заявка», после редактирования повторно сохранить заявку
Списать\отгрузить — списать заказ (списание из остатков склада, накладная сохранится в архиве,накладная будет удалена с листа заказов)
Печать — вывод накладной на печать
Удалить — заявка будет удалена с листа заказов 

Подробнее см.видео Реестр заказов

*** Подробный видеоролик по приходу можно посмотреть по ссылке:
http://sklad-excel.ru/sk_video_2/

На вкладке «Приход» формируем приходную накладную.

Формирование накладной

  • по кнопке «Данные» выбираем поставщика, сотрудника и дату
  • по кнопке «Добавить позицию» выбираем номенклатуру
  • количество товара проставляем прямо в ячейках

  • для удаления позиции в накладной — двойной клик по нужной строке и выбрать «Удалить позицию»

Два способа ввода номенклатуры:

1.  Т.к. у нас таблица склада выполняет по сути роль справочника номенклатуры, то можно выбирать позиции прямо из таблицы склада. Для этого:

Кнопка «Добавить позицию»

Откроет окно с номенклатурой склада. Двойным кликом выбираем позиции из списка. Выбранные позиции попадают в таблицу прихода.

Строка поиска
Можно вести поиск товара по наименованию и артикулу.
В соответствующих полях поиска вводите символы искомого товара:

2.  Окно ввода

Если вы хотите завести новую позицию на склад, то воспользуйтесь окном ввода, нажав кнопку «+»

в открывшемся окне вводим (или выбираем из выпадающего списка) группу товара, наименование и цены.

Оприходование накладной
по кнопке «Действия — Оприходовать»

  • все позиции накладной будут добавлены на склад
  • к остаткам склада добавится оприходованное количество
  • накладная будет сохранена в архив
  •  

*** Подробный видеоролик по приходу можно посмотреть по ссылке:
http://sklad-excel.ru/sk_video_2/

Иконка в левом верхнем углу на вкладке склада

открывает главное меню программы

Чтобы открыть окно настроек, в главном меню выберите Настройки

Откроется окно настроек.

Вкладка Очистить

Расходные накладные — удалить в архиве все расходные накладные
Приходные накладные — удалить в архиве все приходные накладные
Лог-файл — удалить в архиве логи всех операций
Номера накладных — обнулить номера накладных
Заявки — удалить все сохраненные заявки с листа заказов

Вкладка Опции

Скидка — подключить опцию скидок
Доставка — подключить опцию суммы доставки
Лимит остатков — в заявке нельзя выбрать количество товара больше остатков склада
Остатки<0 — остатки склада могут уходить в минус
Артикул — показать\скрыть столбец с артикулом
Ед.изм. — показать\скрыть столбец с ед.изм.
Критич.остатки — показать\скрыть столбец с критическими остатками
Поставщики — показать\скрыть столбец с поставщиками

Комментарии к товару

Колонка с комментариями для каждого товара добавится в заявке или приходе
 

Чтобы можно было вводить сумму доставки и скидку:

— в меню (кругля кнопка слева-вверху) выбрать Настройки
— вкладка Опции
— проставить галочки Скидка и Доставка

На вкладке «Заявка» откроются ячейки для ввода

Вводим сумму доставки и скидку (%) прямо в ячейки

Справа будет итоговая сумма с учетом скидки и доставки

В колонке Критич.остатки самостоятельно проставляете кол-во.

При выполнении отгрузки (списания со склада):
если остатки склада становятся меньше критических, то ячейки будут выделяться цветом

При оприходовании на склад:
если остатки склада становятся больше критических, то выделение цветом снимается

Контроль (проверка) критических остатков:

кнопка

Данная функция позволяет по наличию критических остатков склада формировать заявки поставщикам на недостающий товар.

Чтобы подключить данную опцию в Меню — Настройки — Опции  поставьте галочку Критические остатки:



Подробнее см.видео:
Заявка поставщикам

 

 

Функция для просмотра расходных и приходных накладных.

На вкладке «Заявка» выбрать: Действия — Накладные

Откроется окно со списком всех накладных.
Вверху фильтры для отбора накладных по заказчикам, сотрудникам и дате.
По умолчанию в списке накладные за текущий месяц.

Для просмотра накладной два раза кликнуть по нужной строке.
Откроется окно с выбранной накладной

Кнопки:

Отменить — для отмены накладной
Архив — просмотр накладной в архивном файле
Печать — вывод накладной на печать

Для приходных накладных все то-же самое (на вкладке Приход)

Просмотр архивов

В меню выбираем Архив

В открывшемся окне выбираем нужный архивный файл для просмотра

Архив приходов — файл с сохраненными приходами
Архив заказов — файл с сохраненными заявками

Логи — сохранение в лог-файл всех операций (уходов\приходов)

Очистка архивов

Меню — Настройки — Очистить

Сохраненные заказы — удаляет из архива сохраненные заказы (расходные накладные)
Сохраненные приходы — удаляет из архива сохраненные приходные накладные
Лог-файл — удаляет из лог-файла все записи о приходах и расходах
Номера накладных — обнуляет №№ накладных в программе (нумерация накладных начнется с №1)
Заявки — удаляет все заявки с листа заказов

В программе имеется отдельная вкладка для хранения данных по контрагентам (заказчики, покупатели, поставщики) и сотрудникам

Роль справочника номенклатуры выполняет таблица склада

Как заполнить справочник

Откройте вкладку справочника кнопкой Меню — Справочник

Заполните поля своими данными

Введенные данные будут доступны для выбора в заявке и приходе

Для ведения и учета сопутствующих расходов.

Как открыть
Меню — Лист расходов

Кнопка

для вызова меню редактирования

— Выделяете всю область таблицы и очищаете ячейки (Delete)

— Заполняете таблицу своими данными

— Форматирование таблицы (шрифт, цвет) задаете из стандартного меню Excel

— Для доступа к меню нажать Esc или иконку

Для редактирования таблицы можно использовать меню редактирования
(вызывается из Меню — Редактировать)

Кнопки меню редактирования:

Добавить строку — выделить ячейку и нажать кнопку, вставится строка над выделенной ячейкой
Удалить строку — выделить ячейку и нажать кнопку, удалится строка с выделенной ячейкой
Очистить строку — выделить ячейку и нажать кнопку, очистится содержимое ячейки
Во весь экран — выход из полноэкранного режима (или кнопка Esc), повторный клик вернет полноэкранный режим

Как выставить свои остатки (количество) на складе:
Нужно ввести свои остатки в две колонки: «Доступно» и «Всего».

Можете так-же просмотреть видео по ссылке ниже
http://sklad-excel.ru/sk_video_4/

Данная функция позволяет просматривать остатки склада за любой день.

Чтобы подключить данную функцию, перейдите в настройки программы (Меню — Настройки — Опции) и поставьте галочку «Сохранять остатки»:

— каждый день при открытии файла будет всплывать окно:

— по кнопке ОК остатки склада копируются в папку Приложения\Остатки\

Просмотр остатков складов

Главное меню — Отчеты — Остатки склада:

выбрать дату для просмотра:

Остатки склада на выбранную дату откроются в отдельном файле и будут выглядеть так:

Стандартная версия программы содержит два вида отчетов: по продажам и по приходам.

Отчеты формируются в отдельных файлах Excel

Просмотр отчетов через главное меню:

Главное меню — Отчет

Далее выбираем нужный вид отчета:

В открывшемся окне задаем нужный период просмотра:

Период по умолчанию можно задать в настройках:

Вид отчета:

Можно просматривать отчеты по конкретному заказчику или менеджеру:

Для входа в программу по паролям и разграничения функций

Кнопка Меню — Админ

В открывшемся окне поставьте галочку «Запрашивать пароль…»

В этом-же окне вы можете поменять пароли и задать ограничение функционала.

При входе в программу ч\з пароль менеджера — кнопка Админ (в главном меню) будет недоступна